Политика за защита на личните данни

1. Обхват на политиката

Настоящата политика се прилага за обработването на лични данни от Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" при онлайн записване и участие на деца в учебни и други организирани дейности чрез електронната система Grafaly на адрес https://stepbystep.grafaly.com.

Политиката обхваща използването на модул „Школа“, чрез който се управляват записванията, профилите на децата и родителите, групите, графиците, преподавателите, присъствията, таксите, плащанията, комуникацията и административните справки.

Администратор на личните данни е Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018", което определя целите и начина на обработване на данните във връзка с предоставяните от него услуги.

2. Основания за обработване

Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" обработва лични данни на следните основания:

• сключения между дружеството и родителя/законния представител договор, включително предприемане на действия преди сключването му;
• изрично съгласие, когато целта на обработването е посочена за конкретния случай;
• изпълнение на задължение, предвидено в приложимото законодателство.

3. Обработване за изпълнение на договор или преддоговорни отношения

Обработваме личните данни на родителя/законния представител и на детето, за да изпълняваме договорните и преддоговорните си задължения и да упражняваме правата си по сключения договор.

3.1. Цели на обработването

• установяване на самоличността на родителя/законния представител и на детето;
• приемане и обработване на онлайн заявление за записване;
• създаване и поддържане на профил на детето и връзката му с родителя/законния представител;
• избор и администриране на дейност, програма, група, локация и период на посещение;
• създаване и управление на групи, графици и разпределение към преподаватели;
• отчитане на присъствията и посещенията;
• начисляване и проследяване на такси, отстъпки, платени и неплатени суми;
• изпращане на организационни съобщения и потвърждения, включително във връзка със записването и плащанията;
• изготвяне на справки, необходими за организацията и отчитането на дейностите;
• изготвяне и изпращане на фактури и други приложими счетоводни документи;
• запазване на кореспонденция във връзка с въпроси, сигнали, молби, жалби и изпълнението на услугата.

3.2. Категории лични данни

За посочените цели може да обработваме следните категории данни:

• данни за родителя/законния представител: имена, телефонен номер и електронна поща;
• данни за идентификация на детето: три имена и единен граждански номер (ЕГН);
• данни за учебната организация: училище или детска градина, клас или група;
• данни за избраната услуга: дейност, програма, група, локация, период, график и преподавател;
• данни, създадени при предоставяне на услугата: записвания, присъствия, посещения, промени по групи и графици;
• финансова информация: начислени такси, отстъпки, начин и статус на плащане, платени и неплатени суми и издадени счетоводни документи;
• кореспонденция и информация, предоставена от родителя във връзка със записването и участието на детето.

Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" и електронната система Grafaly не съхраняват номера на дебитни или кредитни карти, CVV/CVC кодове или други данни за платежни инструменти. При плащане чрез виртуален ПОС тези данни се въвеждат и обработват в средата на съответната банка или платежен оператор.

Предоставянето на посочените като задължителни във формата лични данни е необходимо, за да можем да приемем записването, да сключим и изпълним договора и да организираме участието на детето. При непредоставянето им може да не бъдем в състояние да предоставим съответната услуга.

4. Как се събират данните

Личните данни на родителя/законния представител и детето се предоставят от родителя/законния представител чрез онлайн формата за записване в Grafaly на адрес https://stepbystep.grafaly.com.

При използване на услугата в системата се създава и допълнителна административна информация за избраните дейности, групи, графици, присъствия, такси и плащания.

5. Обработване за изпълнение на нормативни задължения

Възможно е приложимото законодателство да предвижда задължение за Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" да обработва или предоставя лични данни. В тези случаи обработването може да включва:

• предоставяне на информация на Комисията за защита на потребителите или на други компетентни лица и органи, когато това е предвидено в закона;
• предоставяне на информация на Комисията за защита на личните данни във връзка със задълженията по законодателството за защита на личните данни;
• изпълнение на задължения по Закона за счетоводството, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и други приложими нормативни актове във връзка с воденето на законосъобразно счетоводство;
• предоставяне на информация на съд, прокуратура, МВР, общински или други компетентни държавни органи в рамките на законово уредено производство.

Когато законът предвижда такова задължение, личните данни могат да бъдат предоставени на съответния компетентен орган или друго оправомощено лице.

6. Обработване след съгласие

Обработваме лични данни на това основание само след изрично, недвусмислено и доброволно съгласие. Не предвиждаме неблагоприятни последици при отказ да бъде дадено съгласие за обработване, което не е необходимо за изпълнението на договора или на законово задължение.

Съгласието е отделно основание за обработване и целта на обработването се посочва при неговото предоставяне. Ако бъде дадено съответното съгласие, до неговото оттегляне или до прекратяване на договорните отношения можем да изготвяме и изпращаме подходящи предложения за продукти, услуги, програми и дейности.

На това основание обработваме само данните, за които е дадено изрично съгласие. В зависимост от конкретната цел те могат да включват:

• имена;
• телефонен номер;
• личен електронен адрес;
• завършен училищен клас;
• имена на непълнолетно лице, предоставени от неговия законен представител;
• завършен училищен клас на непълнолетно лице, предоставен от неговия законен представител.

Не предоставяме данните, получени на това основание, на други лица за техни самостоятелни цели. Достъп до тях могат да имат обработващите и получателите, описани в настоящата политика, само доколкото това е необходимо за предоставянето и техническото обезпечаване на услугата.

Предоставеното съгласие може да бъде оттеглено по всяко време. Оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването, извършено преди него, и няма отражение върху изпълнението на договорните задължения, когато обработването е необходимо на друго правно основание.

7. Използване на Grafaly и роля на „Уеб Трейд“ ЕООД

За онлайн записването и управлението на дейностите Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" използва софтуерната платформа Grafaly – модул „Школа“, достъпна на адрес https://stepbystep.grafaly.com.

Платформата Grafaly е разработена и се поддържа от „Уеб Трейд“ ЕООД. При предоставянето на платформата „Уеб Трейд“ ЕООД действа като обработващ лични данни от името на Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018", обработва данните само по документирани указания на администратора и няма право да ги използва за собствени цели.

8. Получатели на личните данни

Лични данни могат да бъдат предоставяни само доколкото това е необходимо за съответната цел, на следните категории получатели:

• упълномощени служители и преподаватели на Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" – според служебните им функции и необходимостта от достъп;
• счетоводна къща или други лица, предоставящи счетоводни услуги;
• „Уеб Трейд“ ЕООД – като разработчик и доставчик на Grafaly и обработващ личните данни;
• банки и доставчици на виртуален ПОС – при извършване и отчитане на електронни плащания;
• училища и детски градини – когато дейността се организира или провежда съвместно с тях и предоставянето е необходимо;
• съд, прокуратура, МВР, Комисия за защита на личните данни, Комисия за защита на потребителите, органи на приходната администрация, общински и други компетентни държавни органи – когато това се изисква от закона.

Лицата, които обработват данните от името на Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018", са задължени да ги използват само за възложените цели и да прилагат подходящи мерки за защита.

9. Срокове за съхранение

Данните, обработвани за изпълнение на договор или във връзка с преддоговорни отношения, се изтриват пет години след прекратяване на договорното отношение, независимо дали поради изтичане на срока, разваляне или друго основание. Срокът е определен с оглед на общия петгодишен давностен срок за възможни претенции по договора.

Данните, обработвани за изпълнение на нормативно задължение, се съхраняват, докато съответното задължение бъде изпълнено или отпадне. Прилагат се следните срокове:

• за счетоводни данни и документи – 11 години;
• за данни, свързани с предоставяне на информация на съд, компетентни държавни органи и други законово оправомощени лица – 5 години, освен ако приложим нормативен акт предвижда друг срок.

Данните, обработвани въз основа на съгласие, се изтриват при искане от лицето или три години след първоначалното им събиране, освен ако е приложимо друго правно основание за тяхното съхранение.

10. Обработване на анонимизирани данни

Понякога може да обработваме данни за статистически и аналитични цели, при които резултатите са само обобщени и данните са анонимизирани. Идентифицирането на конкретно лице от такава информация е невъзможно.

11. Как защитаваме личните данни

Ние прилагаме всички необходими организационни и технически мерки, предвидени в Закона за защита на личните данни, за осигуряване на адекватна защита на данните на дружеството и неговите клиенти.

Ние може да използваме допълнителни механизми за защита като криптиране, псевдонимизация и други, за целите на максимална сигурност при обработка, пренос и съхранение на данните.

12. Бисквитки, технически данни и територия на обработване

При използването на https://stepbystep.grafaly.com се използват технически бисквитки, необходими за нормалната работа на системата, поддържане на потребителската сесия, сигурност и запазване на избрани настройки.

Възможно е да се обработват технически данни като IP адрес, вид браузър и устройство, дата и час на достъп и технически логове, когато това е необходимо за работата и сигурността на системата.

Личните данни, обработвани чрез Grafaly за Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018", се съхраняват и обработват в рамките на Европейското икономическо пространство. Данните не се предават извън Европейското икономическо пространство.

13. Права на субектите на данни

Родителят/законният представител и детето, чрез своя законен представител, могат да упражнят следните права при условията на GDPR:

• право на информация относно обработването на личните данни;
• право на достъп до личните данни и получаване на копие от тях;
• право на коригиране на неточни или непълни данни;
• право на изтриване, когато са налице законовите основания и данните не трябва да бъдат съхранявани по силата на закон или за защита на правни претенции;
• право на ограничаване на обработването при условията на GDPR;
• право на преносимост, когато обработването е автоматизирано и се основава на съгласие или договор;
• право на възражение срещу обработване, основано на легитимен интерес, както и безусловно право на възражение срещу директния маркетинг;
• право на оттегляне на съгласието по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето;
• право на жалба до Комисията за защита на личните данни или на защита по съдебен ред.

Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" не взема решения, които пораждат правни последици или засягат съществено лицата и които се основават единствено на автоматизирано обработване, включително профилиране.

14. Упражняване на правата

Искания във връзка с личните данни могат да бъдат изпращани писмено до Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" на адрес: гр. Перник, ул.Златоград, бл. 1, ап. 9.

Ще отговорим без ненужно забавяне и най-късно в срок от един месец от получаване на искането. Когато искането е сложно или са получени голям брой искания, срокът може да бъде удължен с още два месеца, като лицето ще бъде уведомено за удължаването и причините за него в рамките на първия месец.

Когато имаме основателни съмнения относно самоличността на лицето, което подава искането, можем да поискаме допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността и защита на данните.

Ако искането е явно неоснователно или прекомерно, по-специално поради повторяемост, можем да откажем да предприемем действия или да начислим разумна такса, като посочим причините и информираме лицето за правото му на жалба и съдебна защита.

15. Жалба до надзорния орган

Всяко лице има право да подаде жалба срещу незаконосъобразно обработване на личните му данни до Комисията за защита на личните данни или до компетентния съд.

Комисия за защита на личните данни
Адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2
Електронна поща: kzld@cpdp.bg
Интернет страница: www.cpdp.bg
Телефон: 02/91-53-525

16. Актуализиране на политиката

Спортен Клуб по спортни танци "Стъпка по стъпка - 2018" може да актуализира настоящата политика при промени в дейността, използваните функционалности на Grafaly, приложимото законодателство или указанията на компетентните органи.

Актуалната версия се публикува на https://stepbystep.grafaly.com. При съществени промени лицата се информират преди новият начин на обработване да започне да се прилага.